So wird das iPhone zum Business-Handy

Für viele ist und bleibt das Büro eine Domäne der BlackBerrys, das iPhone eine Spielerei für den privaten Bereich. Dabei bietet Apples Kulthandy durchaus einige Vorteile, die sich auch im Büroalltag nutzen lassen, wie etwa Videochat und vor allem zahlreiche Apps mit Businessfunktionen (auch fürs iPad). Wir geben Tipps!

Business HandyEs muss kein klassisches Business-Handy sein - auch das iPhone kann ein praktischer Begleiter fürs Büro werden.© pogsgop / Fotolia.com

Linden (red) - Will man sein Apple-Gerät ernsthaft im Büro nutzen, sollte man es dafür konfigurieren lassen. Für Mac OS und Windows lassen sich spezielle Konfigurationsprogramme herunterladen, mit denen Konfigurationsprofile erstellt werden können. Dabei handelt es sich um Dateien, die beispielsweise Informationen zu Sicherheitsrichtlinien, WLAN-Einstellungen, Exchange-Konten und mehr enthalten. Am besten man lässt dies einen Administrator erledigen.

E-Mails, Kontakte und Kalender synchronisieren

Sowohl iPhone als auch iPad unterstützen mehrere E-Mails-Accounts. Per Exchange ActiveSync kann man das iPhone oder iPad mit Exchange-Postfächern synchronisieren und sich seine E-Mails, Kontakte und Kalendereinträge etc. aufs Apple-Gerät pushen. Neben Microsoft Exchange sind auch beispielsweise Konten bei GoogleMail, Yahoo, AOL und MobileMe möglich. Für manche Funktionen, etwa die Synchronisierung von Notizen, ist jedoch immer noch die Verbindung mit iTunes erforderlich. Auch auf Firmennetzwerke kann zugegriffen werden. Dazu unterstützt das iPhone VPN (Virtual Private Networks), mit dem man Zugriff auf den Firmenserver hat.

Dokumente lesen und bearbeiten

Um Dokumente nicht nur lesen, sondern auch bearbeiten zu können, benötigt man für iPhone oder iPad ein Programm wie etwa QuickOffice. Damit lassen sich sowohl Word- als auch Excel-Dokumente bearbeiten, jedoch keine Open-Office-Dokumente. Ab der Version 4.0.0 gibt es einen PowerPoint-Editor, mit dem man Präsentationen ansehen und bearbeiten kann.

DocumentsToGo ist eine weitere Office-Software für iPhone und iPad, die neben Word und Excel-Bearbeitung das Ansehen von PowerPoint-Dateien und PDF ermöglicht. Enthalten ist auch ein Tool für die Synchronisierung mit dem Desktop. 2009 war dies die meistverkaufte App im App Store.

Wer nicht alle Office-Funktionen benötigt, bekommt auch einzelne Funktionen als separate Apps - Doc² etwa für die Textverarbeitung oder Sheets² für Kalkulationen. Fürs iPad empfehlen zahlreiche Kunden im AppStore den Goodreader, den es nur auf englisch gibt, der aber zahlreiche Funktionen rund ums PDF bietet und weitere Formate wiedergeben kann, unter anderem Office-Dokumente sowie Audio- und Videoformate.

Apps zum Organisieren und Verwalten

Mit WorkTimes kann man die Arbeitszeiterfassung regeln. Die App ermöglicht die Verwaltung der Arbeitszeiten und die Erfassung der Überstunden. Ebenso kann man sich auswerten lassen, wie viel Zeit man mit bestimmten Arbeiten verbracht hat, indem man diese mit Schlagworten versieht.

Die Anwendung OmniFocus bietet viel, ist dafür aber relativ teuer. Arbeitsprojekte planen und verfolgen, Aufgaben verwalten und aufteilen – ein umfangreicher Task Manager, mit dem man über die Cloud Aufgaben auch mit anderen OmniFocus-Nutzern teilen kann.

Eine günstigere, aber auch weniger umfangreiche App ist Things. Das Programm zur Aufgabenverwaltung (nicht nur fürs Büro) managt Notizen, Daten und Projekte; eine Synchronisation mit der Desktop-Version auf dem Mac ist möglich.

Für lau gibt es The Note. Auch hier lassen sich mit iPhone oder iPad Aufgaben und Notizen verwalten, Erinnerungen und Kontakte speichern und durch Bilder und Videos ergänzen. Die App ist werbefinanziert, die Werbung kann man aber kostenpflichtig abstellen.

Nützliches und Spielerisches

Visitenkartenscanner wie etwa der Cardreader sind praktisch auf Meetings und fürs schnelle Abspeichern von Kontakten. Man knipst ein Foto der Visitenkarte, die Daten werden automatisch in den Kontakten gespeichert. Die Treffsicherheit ist recht genau – dennoch sollte man gerade bei schlecht gestalteten Karten die Daten noch einmal durchgehen.

vTie ist eine beliebte App zum Krawatten knoten. Ob Windsor, Victoria oder Albert – die kostenlose App hat Anleitungen für die wichtigsten Knoten. Mit der Premiumvariante gibt es noch weitere Knoten und die Anleitung für ein Einstecktuch.

Immer die passende Ausrede zur Hand – oder einfach nur zum Spaß: Mit der kostenlosen Ausreden-App Haufe Business-Ausreden kann man sich Ausreden aus 12 Kategorien aus dem iPhone "schütteln". Auch das Speichern eigener Ausreden ist möglich.

Zum Abschluss: Die Sicherheit

Für alle, die das iPhone im Büro nutzen, gilt in besonderem Maße: In jedem Fall sollte man mit sensiblen Daten vorsichtig umgehen, auf einen ausreichenden Schutz durch Passwörter und Zugangscodes achten (Das gilt natürlich auch für jedes andere Handy, das beruflich genutzt wird!). Im Notfall kann das iPhone per Fernzugriff gelöscht und auf den Werkszustand zurückgesetzt werden. Nötig ist dafür ein MobileMe-Konto, das leider kostenpflichtig ist. Ab iOS 4.2 ist die Funktion "iPhone suchen" kostenlos. Man kann sein iPhone suchen lassen, eine Nachricht aufs Display schicken oder eben das Fernlöschen durchführen. Hat man das Gerät nur verlegt, kann man es später wieder mit iTunes synchronisieren.

Mehr zum Thema
  • Tankstelle

    Geld sparen mit Benzinpreis-Apps

    Bezinpreis-Apps sollten die Kunden noch besser und zuverlässiger zur günstigsten Tankstelle lotsen, seit die Benzinpreismeldestelle Daten ausliefert. Aber was taugen die kostenlosen Apps? Sind die Daten zuverlässig und kann man wirklich sparen?

    weiter
  • Smartphones für Kinder

    Mit Community-Tarifen günstiger telefonieren

    Hohe Handyrechnung? Werfen Sie doch mal einen Blick auf ihre Anrufliste. Oft finden sich hier nur wenige Personen, mit denen man besonders häufig telefoniert. Für solch ein Szenario findet sich bezüglich der Kosten eine spezielle Lösung: Sie nennt sich Community-Tarif. Mit diesem zahlt man für Telefonate deutlich weniger.

    weiter
  • Smartphone im Urlaub

    Was bringt die Abschaffung der Roaming-Kosten?

    Die EU-Kommission will die Extra-Kosten für Handytelefonate im Ausland abschaffen. Ob der Verbraucher wirklich davon profitiert, ist offen. Mittlerweile prognostizieren nicht nur die Anbieter selber eine Verlagerung der Kosten, sondern auch Verbraucherschützer.

    weiter
  • Handytarife

    o2 und E-Plus: Was bringt die Fusion den Kunden?

    In Deutschland entsteht ein neuer Mobilfunknetz-Marktführer: Die o2-Mutter Telefónica will E-Plus kaufen. o2 und E-Plus haben zusammen mehr Kunden als die Telekom, der bisherige Marktführer. Was bedeutet die Fusion für die Kunden?

    weiter
  • Businesshandy

    Wie Wenignutzer die Kartensperre verhindern

    Wer sein Handy nur für den Notfall hat, kennt es vielleicht: Irgendwann möchte man es doch einmal benutzen, aber die Karte funktioniert nicht mehr. Der Anbieter hat sie angeschaltet, weil sie nicht genutzt oder nicht rechtzeitig Guthaben nachgeladen wurde. Wir geben Tipps für Wenignutzer.

    weiter